Êtes-vous un responsable au sein d’une entreprise, d’une association ou d’une organisation internationale ? Préparez-vous un événement professionnel ? Le choix de la salle où ce dernier se tiendra doit être judicieux. Luminosité, taille, type de local, ville d’accueil… Voici quelques paramètres à considérer pour ne pas commettre d’impair.
L’importance et la thématique de l’événement
Avant d’opter pour une location de salle Paris 15, vous devez déterminer l’importance de votre événement. Une salle dans un hôtel étoilé en plein cœur de la Ville lumière est, par exemple, recommandée s’il s’agit d’une réception solennelle.
Bien entendu, le décor doit être en accord avec la thématique. Pour un colloque sur le développement durable, pensez à privilégier une salle ouverte sur la nature et la végétation.
L’heure et le nombre d’invités
Dressez une liste complète des personnes qui vont assister à l’événement. Le nombre des convives déterminera, en effet, la taille de la salle, sachant qu’il y aura certainement des absents. C’est après la confirmation de la réservation qu’il faudra envoyer les cartes d’invitation. Par précaution, mieux vaut avoir une marge. Si vous avez contacté 100 personnes, optez pour une salle pouvant accueillir 120 personnes ou plus.
Quoi qu’il en soit, assurez-vous que l’endroit où se déroulera l’événement profite d’une luminosité parfaite. C’est surtout valable si la réception a lieu pendant la soirée. Veillez à ce que les participants puissent lire les diapositives et prendre des notes. Bien sûr, le choix est moins rigoureux si la salle est louée pour la journée.
Priorité au calme et à l’intimité
Avant de signer le contrat de location, une inspection de la salle et des alentours est vivement conseillée. Pensez à vérifier l’éclairage, l’exposition au soleil, la présence ou non d’un parking, les bruits susceptibles de déconcentrer les invités, etc.
Pour la petite astuce, n’hésitez pas à réserver une salle comprenant déjà les équipements indispensables au bon déroulement de l’événement.